El manejo adecuado de los gastos de combustible en las empresas en Chile es un tema clave dada su estricta fiscalización por el Servicio de Impuestos Internos. En este artículo, exploraremos cómo acreditar estos gastos correctamente para evitar problemas futuros, como multas e intereses.
Métodos para Declarar Gastos de Combustible
Existen dos maneras principales de declarar gastos de combustible en una empresa:
- Para un vehículo de la empresa
- Para la operación general de la empresa.
Este proceso implica la solicitud adecuada de facturas en servicentros, un paso crucial para la correcta acreditación de gastos.
Vehículos de Empresa y Tipos de Gastos Aceptables
La primera situación se refiere al uso de vehículos dentro de la empresa. Según una circular del Servicio de Impuestos Internos, los tipos de vehículos aceptables incluyen:
- Todo tipo de camionetas
- Furgones
- Minibuses
- Ambulancias
- Camiones
- Vehículos todo terreno de tres puertas tipo jeep.
- Otros vehículos que sean utilizados para el transporte de personas o carga que no superen los 3.860 kilogramos
Aquí puedes ver la circular del SII en detalle.
Por otro lado, vehículos como sedanes, SUV y city cars no deben ser incluidos, ya que no se encuentran entre los vehículos aceptados.
Justificación de la Relación del Vehículo con la Empresa
Para justificar la relación del vehículo con la empresa, se pueden considerar varias opciones:
- Vehículo esté a nombre de la empresa
- Arrendado a nombre de la empresa
- Comprado sin factura, pero permitido por el Servicio de Impuestos Internos.
Vehículos usados con hasta 3 años de antiguedad pueden ser refacturados.
Compra de Combustible en Bidones para la Operación de la Empresa
La segunda situación involucra la compra de combustible en bidones para necesidades operativas, como el funcionamiento de maquinaria, la calefacción, entre otros. Es crucial no exceder los gastos en esta categoría para evitar fiscalizaciones indeseadas.
Proceso de Solicitud de Facturas en Servicentros
En servicentros, es importante solicitar factura detallando el uso específico del combustible, dígase bidón, o si es un vehículo indicando la patente. En la mayoría de los servicentros te solicitaran registrarte antes de poder solicitar factura, por lo general esto lo hacen en administración por lo que si es tu primera carga intenta que sea en horario de oficina para que hagas este primer trámite.
Es muy importante el ingreso de la patente en la factura, si vas a revisión, el SII puede rechazarte todas las cargas que no tienen patente.
Conclusión
Manejar los gastos de combustible de manera inteligente y conforme a las regulaciones es esencial para evitar problemas legales y fiscales. Asegúrate de seguir los procedimientos adecuados y buscar asesoría profesional cuando sea necesario.
